Smartphone und Tablet ersetzen heute oft Notizbuch, Planer und Klebezettel. Sie vereinfachen die Termin- und Aufgabenverwaltung. Damit das auch gelingt, benötigst du aber die richtigen Apps.
Handschriftliche Notizen sind oft schneller erstellt als getippte. Andererseits behältst du mit getippten Notizen dank Formatierung und Suchfunktion eine bessere Übersicht. Das beste beider Welten verspricht GoodNotes. In der iPhone- und iPad-App schreibst du einfach mit einem Stift deine Notizen auf Papier. Die App erkennt deine Handschrift und erlaubt es dir, Notizen zu durchsuchen oder diese in einen getippten Text zu konvertieren. So kopierst du Geschriebenes zum Beispiel schnell in ein Word-Dokument.
In der Notiz-App von Google kannst du zwar keine Notizen handschriftlich verfassen, dafür sorgst du mit verschiedenen „Klebezetteln“ für Ordnung und trennst etwa die Einkaufsliste von Geschenkideen. Innerhalb einer Notiz erstellst du einzelne Einträge zum Abhaken oder fügst Bilder und Audioaufzeichnungen, die Google Keep auf Wunsch in Text konvertiert, hinzu. Standortabhängige Erinnerungen erscheinen genau zur richtigen Zeit. Außerdem kannst du Notizen mit anderen Google-Keep-Nutzern teilen. So können sich zum Beispiel mehrere Personen mit einer gemeinsamen Einkaufsliste an verschiedenen Orten um die Einkäufe für das Abendessen kümmern. Die App gibt es kostenlos für Android-Smartphones und iPhones.
Das Grundgerüst in Trello bilden Boards, die du komplett nach deinen Wünschen sortieren kannst. Verwende zum Beispiel sieben Boards für jeden Tag der Woche und plane deine Aufgaben darauf. Oder du richtest drei Boards als Prozess ein – mit einzelnen Schritten wie „Idee“, „Entwurf“ und „Manuskript“. Aufgaben verschiebst du einfach zwischen den Boards hin und her. Wie bei Wunderlist kannst du dir auch in Trello Aufgaben per E-Mail zusenden und Boards mit anderen teilen. Trello gibt es im Browser und als kostenlose App für iOS, Android und Windows.
Ruhe und Kontrolle statt Chaos lautet das Motto von Todoist. Die innere Ruhe erreichst du in der App, indem du Aufgaben in natürlicher Sprache eintippst. Beispielsweise erkennt die App, wenn du „Jeden Montag einkaufen“ schreibst, dass es sich dabei um eine sich am Montag wiederholende Aufgabe handelt. Die App erstellt dann dementsprechend eine Erinnerung. Wenn du willst, kannst du deine Aufgaben speziellen Projekten hinzufügen, Labels dafür vergeben oder sie mit anderen Personen teilen. Deine Aufgaben verwaltest du mit Todoist in den kostenlosen Apps für macOS, iOS, Android und Windows.
Ähnlich wie Trello funktioniert Airtable, eine Mischung aus Tabelle und Datenbank. Airtable bietet neben der aus Trello bekannten Kanban-Ansicht auch eine Darstellung der Aufgaben als Gitter, Kalender, Galerie oder Formular. Aufgaben enthalten die üblichen Details wie Verantwortlicher, Priorität und Projekt. Außerdem kannst du eigene Felder erstellen, damit die Aufgabe exakt die von dir benötigten Details enthält. Dank filter findest du mit wenigen Klicks genau die Aufgabe, die du suchst. Voraussetzung ist die kostenlose App für Windows, macOS, Android oder iOS.
Wenn du eine Aufgabenverwaltung oder ein Projektmanagement-Tool suchst, dann solltest du dir Zenkit einmal ansehen: Es bietet dir Kalender, Favoriten, Teams und „Collections“, also Sammlungen. Dabei handelt es sich meist um Projekte, du kannst aber auch To-do-Listen oder Kalender hinterlegen. Im simplen Listen-Modus schreibst du Einträge einfach hintereinander weg. Details wie die Beschreibung, Priorität, Dauer oder Status sind ebenso wie Checkboxen optional. Sind Items mit einem Datum versehen, erscheinen sie auch in der Kalender-Ansicht. Praktisch: Wer von Wunderlist oder Trello wechselt, kann seine Daten einfach importieren. Die App gibt’s für Android und iOS.
